3 dakika okuma
B2B E-Ticaret Projesine Başlamadan Önce ERP'nizde Kontrol Etmeniz Gereken 10 Şey
B2B portal veya e-ticaret projesinden önce ERP'nizde ürün kodları, bayi fiyatları, stok, kredi limitleri ve API erişimi gibi 10 kritik noktayı kontrol edin.
B2B e-ticaret ve bayi portalı projelerinin çoğu tasarım ya da yazılım yüzünden değil, ERP'deki verilerin projeye hazır olmaması yüzünden gecikir. Portal hazırdır ama fiyatlar yanlış gelir, stoklar tutmaz, aynı ürün üç farklı kodla görünür.
Bu yüzden projeye başlamadan önce ERP'nize bir hazırlık kontrolü yapmak, aylar sürebilecek düzeltmeleri baştan önler. Aşağıdaki 10 maddeyi bir kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz.
1. Ürün kartları temiz mi?
Her ürünün tek bir kodu olmalı. Tekrarlanan kartlar, pasif ama silinmemiş ürünler ve eksik barkodlar portala aynen taşınır. Şu soruları sorun: Aynı ürün birden fazla kartta mı duruyor? Satıştan kalkmış ürünler ayırt edilebiliyor mu? Ürün adları bayinin anlayacağı şekilde mi yazılmış?
2. Varyant ve birim yapısı net mi?
Renk, beden veya ölçü gibi varyantlar ERP'de ayrı ürün olarak mı tutuluyor, yoksa tek ürünün varyantı olarak mı? Bayi koli, paket veya adet bazında mı sipariş veriyor? Birim dönüşümleri (1 koli = 12 adet gibi) ERP'de tanımlı değilse portalda yanlış miktarlar oluşur.
3. Bayiye özel fiyatlar ve iskontolar nerede duruyor?
B2B'nin kalbi fiyatlandırmadır. Bayiye özel fiyat listeleri, iskonto oranları ve kampanyalar ERP'de mi tanımlı, yoksa Excel dosyalarında ve satış ekibinin hafızasında mı? ERP dışında duran her fiyat kuralı, projeden önce ERP'ye taşınmalı ya da nerede tutulacağına karar verilmelidir.
4. Cari hesaplar ve bayi bilgileri güncel mi?
Her bayinin tek bir cari kartı olmalı. Kapanmış, birleşmiş ya da tekrarlanan cari kayıtlar portalda yanlış kişinin yanlış bakiyeyi görmesine yol açabilir. Bayinin bağlı olduğu satış temsilcisi, bölge ve fiyat grubu da cari kartta tanımlı olmalıdır.
5. Kredi limitleri ve ödeme koşulları tanımlı mı?
Portalda limit aşımı veya vadesi geçmiş bakiye olan siparişlerin onaya düşmesini istiyorsanız, bu bilgilerin ERP'de güncel ve doğru tutulması gerekir. Vade günleri, ödeme yöntemleri ve onay yetkileri baştan netleşmelidir.
6. Stok bilgisi güvenilir mi?
Portalda gösterilecek stok ERP'deki rakamdan gelir. Sayım farkları, rezerve edilmiş ama düşülmemiş stoklar veya birden fazla depo varsa hangi deponun stoğunun gösterileceği belirsizse, bayi stokta görünen ürünü sipariş eder ve sipariş iptal olur.
7. Vergi ve fatura ayarları doğru mu?
Fiyatlar KDV dahil mi hariç mi tutuluyor? Farklı ürün gruplarında farklı vergi oranları doğru tanımlı mı? E-fatura ve e-arşiv süreçleri portaldan gelen siparişlerle uyumlu çalışacak mı? Bu konular sonradan değiştirildiğinde geriye dönük düzeltme gerektirir.
8. ERP'niz dış sistemlerle konuşabiliyor mu?
Birçok ERP dış sistemlerle veri alışverişi için web servis veya API sunar, ancak bazı sürümlerde bu özellik ek modül veya lisans gerektirir. Projeye başlamadan önce ERP sağlayıcınıza şunu sorun: Kullandığımız sürüm ve lisans, sipariş yazma, stok ve fiyat okuma işlemlerine izin veriyor mu?
9. Test ortamı var mı?
Entegrasyonu canlı ERP üzerinde denemek risklidir; yanlış bir sipariş gerçek faturaya dönüşebilir. Mümkünse canlı verinin bir kopyasıyla çalışan bir test ortamı hazırlanmalıdır.
10. Verinin sahibi kim, canlıya geçiş nasıl olacak?
Her veri türünün tek bir kaynağı olmalı: ürün ve fiyat ERP'de, sipariş portalda oluşur gibi. Ayrıca kimin hangi veriden sorumlu olduğu, canlıya geçişin hangi bayilerle başlayacağı ve geçiş döneminde telefon siparişlerinin nasıl yönetileceği önceden planlanmalıdır.
Hızlı kontrol listesi
- Tekrarlanan ürün kartı yok, kodlar tekil
- Varyant ve birim dönüşümleri tanımlı
- Bayi fiyatları ve iskontolar ERP'de
- Cari kartlar temiz ve güncel
- Kredi limitleri ve vadeler tanımlı
- Stok güvenilir, depo kuralları net
- KDV ve fatura ayarları doğru
- API veya web servis erişimi lisansta var
- Test ortamı hazır
- Veri sahipliği ve canlıya geçiş planı belli
Sık sorulan sorular
Bu hazırlık ne kadar sürer?
Verilerin durumuna göre değişir. Düzenli tutulan bir ERP'de birkaç hafta yeterli olabilirken, yıllardır temizlenmemiş bir yapıda veri temizliği projenin en uzun aşaması olabilir.
ERP'mizi değiştirmemiz gerekir mi?
Çoğu zaman hayır. Logo, Mikro, Netsis gibi yaygın sistemler B2B entegrasyonuna uygundur. ERP'niz ihtiyaçlarınızı karşılamıyorsa özel bir yazılım veya ek modül değerlendirilebilir.
Bu kontrolü kendimiz yapabilir miyiz?
Evet, listedeki maddelerin çoğu iç ekibinizle kontrol edilebilir. Teknik erişim, lisans ve veri eşleştirme konularında deneyimli bir ekipten destek almak süreci hızlandırır.
Sonuç
Başarılı bir B2B e-ticaret projesi, temiz ve projeye hazır bir ERP ile başlar. Bu 10 maddeyi projeden önce kontrol etmek, gecikmeleri ve canlıya geçiş sonrası sürprizleri büyük ölçüde azaltır. ERP entegrasyonunun genel işleyişini merak ediyorsanız ERP entegrasyonu rehberimize göz atabilirsiniz. Mevcut ERP yapınızı ve B2B hedeflerinizi kısa bir görüşmede birlikte değerlendirelim.